De voormalige basisschool van Ellemeet, tegenwoordig het kantoor van ICT-bedrijf Huinink, werd onlangs weer even gebruikt als leslokaal. Dit keer stond meester Fabian Berkhof voor de klas om de aanwezigen meer te vertellen over de nieuwe privacywetgeving. ICT-bedrijf Huinink had de bijeenkomst georganiseerd voor klanten en relaties.
Bewustwording
“Wees je ervan bewust dat het bij persoonsgegevens gaat om gevoelige informatie”, was de belangrijkste les van mr. Fabian Berkhof van advocatenkantoor Zeeland. “Vertel betrokkenen dus altijd wat je met die gegevens doet en waarom. En vraag daar toestemming voor.”
Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, politieke voorkeur, religie, geaardheid of medische gegevens, gelden extra eisen. Zo moet bijvoorbeeld de noodzaak duidelijk kunnen worden aangetoond. Ook moet in dat geval binnen het bedrijf een verantwoordelijke functionaris worden aangewezen.
Persoonsgegevens mogen dus alleen worden verwerkt voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. “Zorg er ook voor dat die gegevens kloppen, dus werk ze regelmatig bij. Je mag die gegevens bewaren tot het doel bereikt is. Daarna moet je ze vernietigen of anonimiseren”, benadrukte Berkhof.
De aanwezigen kregen onder meer het advies om de gegevensstromen in kaart te brengen en een privacyverklaring op te stellen. (foto Anouk Breeman)
Privacyverklaring
Verder kregen de aanwezigen het advies om eerst de gegevensstromen in kaart te brengen en een privacyverklaring op te stellen. “Neem technische en organisatorische maatregelen om te zorgen dat je alleen gegevens verwerkt voor het doel dat je wilt bereiken”, was een andere tip. Wie een derde partij inschakelt om gegevens te verwerken, of bijvoorbeeld een back-up laat draaien, moet bovendien een verwerkersovereenkomst afsluiten met die derde partij.
Datalek
Ook de beveiliging van persoonsgegevens kwam aan de orde. De helft van de datalekken wordt overigens veroorzaakt door menselijk falen. “Als iemand bijvoorbeeld zijn telefoon in de trein laat liggen, heb je al een datalek. Of als iemand per ongeluk het verkeerde bestand mailt”, waarschuwde Berkhof. Als persoonsgegevens in handen vallen van onbevoegden, moet een datalek worden gemeld bij de dienst Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht het ongunstige gevolgen hebben voor de betrokkene, dan moet ook die worden ingelicht. “Documenteer zelf ook wat er is mis gegaan. Daarmee toon je aan dat je bewust bezig bent met het onderwerp privacy.”
“Vraag alsnog toestemming voor de gegevens die je nu al verwerkt”, besloot Fabian Berkhof zijn presentatie over de wet AVG. “Zorg er in elk geval voor dat je kunt aantonen dat je al het mogelijke hebt gedaan om de privacy te waarborgen.”
Verwerkersovereenkomst
Meer info op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/voorbereiding-op-de-avg
Op internet zijn voorbeelden van een privacyverklaring te vinden, bijvoorbeeld op
https://veiliginternetten.nl/privacyverklaring/
Een model verwerkersovereenkomst is te vinden op https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2018/01/25/model-verwerkersovereenkomst-avg
Wilt u weten of uw bedrijf of organisatie privacyproof is? Advocatenkantoor Zeeland verzorgt advies op maat met de privacyscan en het opstellen of beoordelen van privacyverklaring of verwerkersovereenkomsten.
Contact
Heeft u vragen over de beveiliging van uw gegevens? Neem gerust contact met ons op!
